Tietosuojaseloste

Jämsän Toimistovaruste Oy:n ja Jämsän Navigointivarusteen asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Henkilötietolain (523/1999) 10 ja 24§:n mukainen rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

Jämsän Toimistovaruste Oy
Koskentie 11
42100 Jämsä
020 720 9760
info@toimistovaruste.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Jämsän Toimistovaruste Oy
Jari Uosukainen
Koskentie 11
42100 Jämsä
020 720 9760
info@toimistovaruste.fi

3. Rekisterin nimi

Rekisterin käyttötarkoitus ja nimi asiakas- ja suoramarkkinointirekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn yleisenä henkilötietolain 8 §:n mukaisena edellytyksenä on asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan Jämsän Toimistovaruste Oy:lle tai Jämsän Navigointivarusteelle antama toimeksianto, Jämsän Toimistovaruste Oy:n tai Jämsän Navigointivarusteen ja asiakkaan välisistä sopimuksista sekä lainsäädännöstä johtuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen.

Rekisterin asiakastietojen käyttötarkoituksia ovat:

• Asiakkaan tunnistaminen ja käyttäjänhallinta.
• Asiakkaiden yksilöinti (identifiointi) Jämsän Toimistovaruste Oy:n ja Jämsän Navigointivarusteen palveluissa.
• Palvelujen tietoturvallisuus sekä käyttöoikeuksien ja pääsyn hallinta
• Asiakkaan palveleminen ja asiakassuhteen operatiivinen hoito.
• Väärinkäytösten ja ongelmatilanteiden ehkäisy ja selvittäminen.
• Asiakkaiden ja Jämsän Toimistovaruste Oy:n ja Jämsän Navigointivarusteen oikeusturvan varmistaminen sekä lakiin perustuvien ja viranomaismääräysten mukaisten velvoitteiden hoitaminen.
• Jämsän Toimistovaruste Oy:n sekä Jämsän Navigointivarusteen tai sen yhteistyökumppaneiden, mainostajien tms. mainonnan tai suoramarkkinoinnin suuntaaminen asiakastietojen perusteella.

5. Rekisterin tietosisältö

Asiakkaan perustiedot

• Nimitiedot / Yritystiedot
• Henkilötunnus / Y-tunnus
• Postiosoite, postinumero ja -toimipaikka
• Laskutusosoite
• Toimitusosoite
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite

Asiakkaan yksilöivät tunnisteet

• Luottotiedot
• Tunnistustiedot (salasa/käyttäjätunnus)
• Asiakassuhteen alkamis- ja päättymistiedot
• Ostohistoria, mm. tilatut tuotteet ja niiden hintatiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaaseen liittyviä tietoja kerätään asiakkaalta itseltään sopimuksen tekemisen yhteydessä, laskutuksen ja palvelujen käytön yhteydessä, Navigointivaruste-verkkokauppaan rekisteröitymisen yhteydessä sekä asiakaspalvelun yhteydessä.

Asiakkaaseen liittyviä tietoja voidaan hankkia ja päivittää lainsäädännön mahdollistamissa tapauksissa asiakkaalle informoituihin käyttötarkoituksiin myös muista väestötietorekisteristä.

7. Evästeet ja tietojen säännönmukaiset luovutukset

Eväste (Cookie) on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla käyttäjiä ei voida tunnistaa.

Jämsän Toimistovaruste Oy:lle tai Jämsän Navigointivaruste käyttää verkkopalvelussaan evästeitä palvelujen toteuttamiseksi ja helpottamaan palvelujen käyttöä (esim. mahdollistamaan sen, että asiakkaan ei ole välttämätöntä syöttää kirjautumistietojaan joka kerta uudelleen). Käyttäjää ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeitä ja niiden avulla kerättäviä tietoja käytetään myös verkkopalvelun käytettävyyden ja käytön analysoimiseksi, turvallisuuden parantamiseksi, käytön seurantaan ja palvelun kehittämiseksi.

Käyttäjä voi antaa suostumuksensa evästeiden käytölle tai kieltää sen selaimensa asetuksista. Evästeet ovat tarpeellisia joidenkin palvelujen toimivuudelle, joten Jämsän Toimistovaruste Oy:lle tai Jämsän Navigointivaruste ei takaa kaikkien palvelujen toimivuutta, jos evästetoiminnallisuus ei ole käytössä. Käyttäjä voi estää evästeet selaimen asetusten avulla.

Asiakastietoja voidaan luovuttaa tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Luovutamme joitakin välttämättömiä tietoja kolmansille osapuolille toimituksen takaamiseksi sekä markkinointia varten. Tiedot välittyvät myös luottopäätöksen yhteydessä luottoa myöntävälle taholle.

Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa, kuten esim. väärinkäytösten selvittämisessä ja ehkäisyssä.

Jämsän Toimistovaruste Oy:n sekä Jämsän Navigointivarusteen ei siirrä tai luovuta asiakkaan henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Jämsän Toimistovaruste Oy:n sekä Jämsän Navigointivarusteen sähköisen asiakasrekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Tietoja ja palvelua suojataan muun muassa palomuurin, fyysisten laitetilojen suojaamisen, kulunvalvonnan, käyttöoikeuksien ja salaustekniikoiden sekä edellä mainittujen aktiivisen valvonnan kautta.

Jämsän Toimistovaruste Oy:n sekä Jämsän Navigointivarusteen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja sinne on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.

Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä. Henkilötietoja käsittelevät Jämsän Toimistovaruste Oy:n sekä Jämsän Navigointivarusteen erityisesti määrittelemät henkilöt, jotka ovat Jämsän Toimistovaruste Oy:n sekä Jämsän Navigointivarusteen palveluksessa, sekä Jämsän Toimistovaruste Oy:n sekä Jämsän Navigointivarusteen toimeksiannosta palveluja ylläpitävät tai kehittävät kolmannet osapuolet. Nämä tunnistautuvat järjestelmiin henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla.

10. Tietojen säilytysaika

Jämsän Toimistovaruste Oy:n sekä Jämsän Navigointivaruste säilyttävät asiakastiedot kirjanpitolain edellyttämän säilytysajan, maksimissaan 10 vuotta. Eli tiedot, jotka ovat Jämsän Toimistovaruste Oy:n sekä Jämsän Navigointivarusteen toiminnan ja tietojen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja ja joiden käsittelylle on lailliset edellytykset.

Käyttötarkoitukseensa tarpeettomaksi muuttuneet tiedot, vanhentuneet tiedot tai tiedot joiden käsittelylle ei enää muutoin ole perustetta, anonymisoidaan tai hävitetään tietoturvallisesti.

Tietojen säilytystarve selvitetään kahden vuoden välein.

11. Tietojen oikeellisuus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Asiakkaalla on henkilötietolain 26 – 28 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Joidenkin tietojen saamista on kuitenkin rajoitettu mm. rikosten ehkäisemisen ja selvittämisen vuoksi. Asiakas voi henkilötietolain 29 §:n mukaisesti päivittää ja muuttaa omia tietojaan tunnistautuneena asiakaspalvelussa.

Asiakas voi tarkistaa perustietonsa, tilauksensa ja maksutietonsa myös tunnistautuneena Navigointivaruste-verkkokaupassa.

Jämsän Toimistovaruste Oy:n sekä Jämsän Navigointivaruste huolehtii asiakastietojen oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta päivittämällä asiakkaan virallisia henkilö- ja yhteystietoja sopimuksen teon yhteydessä.

Tarkastuspyynnön tehdään toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu tarkastuspyyntö osoitteella:

Jämsän Toimistovaruste Oy
Jari Uosukainen
Koskentie 11
42100 Jämsä
020 720 9760
info@toimistovaruste.fi

Tarkastuspyynnössä tulee mainita nimi, postiosoite ja puhelinnumero. Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan asiakkaan väestötietojärjestelmästä varmennettuun osoitteeseen. Asiakas voi toimittaa tarkastuspyynnön myös verkkosivuilla olevalla lomakkeella.